Los eventos son necesarios para todo tipo de ocasión, un evento puede ser perfectamente una reunión en donde asisten personas con la finalidad de celebrar o conmemorar algo. Desde un cumpleaños, reunión de negocios, exposición de producto, bodas o conciertos privados, todo ello lo puede planear un profesional de este tipo.
Si quieres saber cómo ser un organizador de eventos entonces no debes dejar de leer este post, en donde encontrarás toda la información sobre este interesante y divertido mundo.
Procedimiento de trabajo de un organizador de eventos
Los organizadores de eventos normalmente son contratados por empresas de turismo, organizadores de bodas, museos, organizaciones gubernamentales para eventos públicos, por empresas privadas para capacitaciones, promociones, exhibiciones o celebraciones privadas entre otros muchos casos y clientes.
El organizador en primera instancia se dirige al lugar en el que se realizará el evento para observar instalaciones, medir y activar su sentido creativo, escuchando al mismo tiempo los requerimientos del cliente en cuanto a necesidades logísticas y así poder ofrecer un presupuesto a la medida.
Funciones de un organizador de eventos
Un organizador de eventos cumple con ciertas labores completamente necesarias antes, durante y después de realizar un evento, entre las fundamentales puedes encontrar las siguientes:
Definir qué es lo que se hará: esto incluye el estilo del evento, decoración involucrada y atmosfera en general.
Definir qué tipo de personas asistirán al evento: para así poder determinar de manera precisa cómo actuar según los puntos anteriores.
Solucionar todas las necesidades de los invitados: esto mientras se encuentre el evento en su desarrollo, incluye todos los puntos logísticos que un gran grupo de personas pudieran tener.
Definir el personal: cuanto personal se necesitaría, su capacitación y el trato que deben ofrecerle a los invitados.
Organización logística: desde sanitarios portátiles y su equipamiento hasta pulseras, tickets, identificaciones y demás.
Importancia de un portfolio de proveedores de servicios de un organizador de eventos
Un organizador de eventos claramente no puede organizar un evento en solitario. Requiere de proveedores logísticos entre los que se incluyen los que harán posible el montaje de un escenario, asientos, luces, seguridad, bocadillos, hidratación, personal guía, animadores, músicos entre muchos otros invitados y personal necesario.
El organizador de eventos es el que se encarga tradicionalmente de contratar todos estos servicios y coordinarlos para el día del evento. Cabe destacar que este portafolio de servicios debe ser de primera calidad, puesto que para el cliente no pueden existir excusas, de hecho, se debería contar con un proveedor de emergencia en caso de que alguno de los contratados no pudiera presentarse debido a alguna eventualidad.
7 Cualidades que deben estar presentes en un buen organizador de eventos
Las cualidades que debe tener un organizador de eventos no son pocas, de hecho, es uno de los profesionales en el campo de relaciones sociales y espectáculos que debe tener sí o sí las siguientes 7 cualidades para poder desarrollar su trabajo de una manera óptima:
Capacidad de adaptarse a cualquier escenario: ya sea que la celebración del evento sea en un lugar poco usual, exista algún percance con los invitados o no se presente un proveedor de servicios, el organizador debe tener una solución para todos estos eventos, además, esta debe ser rápida.
Ser sociables: un organizador de eventos debe tratar con una gran cantidad de personas con diferentes niveles de estudios y conocimientos, este debe saber cómo darle un trato correcto a cada grupo de una manera efectiva.
Ser organizado: por supuesto, como organizador primero debes ser organizado tú, esto incluye tener un portafolios con números de proveedores, emergencias, seguridad, clientes y al momento del evento crear un itinerario con cada una de las actividades que se llevarán a cabo durante el mismo, asegurándote además que cada una de ellas pueda llegar a terminación.
Poder transformar las ideas de tu cliente en realidad: puede que la idea que tenga un cliente, desde su punto de vista, sea perfecta, pero tú como organizador de eventos y con base en tu experiencia profesional debes adaptar esas expectativas a un plano realista conforme al presupuesto, espacio disponible y cantidad de personas que asistirán al evento.
Amar tu trabajo: el ser organizador de eventos debe disfrutarse. Puede ser un trabajo que demande gran cantidad de esfuerzo y dedicación a diario, por lo que sería sencillo sentirse abrumado o aburrido en algún punto de la trayectoria profesional si no se ama lo que se hace.
No tener miedo escénico: puede que en algunos momentos te toque ser el animador o abridor del evento, por lo que no debes tener ningún problema para dirigirte al público.
Tener tolerancia a situaciones estresantes: es necesario que te ciñas al cronograma y actúes con calma confiando en tus habilidades en todo momento.
Con esto podrás comenzar a ser un excelente organizador de eventos. No te preocupes si no cuentas con alguna que otra habilidad, nadie ha nacido conociendo cierta habilidad de manera innata, por lo cual tú mismo puedes pulirla antes y durante tu carrera bajo esta profesión. Si ya eres organizador de eventos te invitamos a que nos cuentes como ha sido tu experiencia en este campo.