Las grandes y pequeñas corporaciones se componen de ocupaciones esenciales que ayudan a que los engranajes de una empresa o emprendimiento funcionen a la perfección. Uno de esos es el oficio del secretariado, mayormente ejecutado por una mujer debido a su capacidad de realizar múltiples tareas con precisión.
Desde administradora, oficinista, transcriptora, organizadora, asesora y despachadora, apoyo a asistencia. Son sólo alguno de los roles de toda secretaria, pero ¿Cómo ser una buena secretaria? La diferencia comienza en pequeñas facetas que crean un paquete completo de ayuda, te enseñamos acerca de ello.
¿Debo estudiar Para Ser una Buena Secretaria?
El requisito de un título dependerá de la corporación a la que se desee ingresar o realmente representar. Una secretaria es el primer reflejo que los clientes tienen de una compañía, desde hace años pueden adquirirse a muy bajo costo y tiempo cursos o especialización de secretariado en diferentes áreas: técnica, contable, bilingüe, mecánica, entre muchos otros.
Una secretaria, sin embargo, tenga o no estudios profesionales debe tener los conocimientos elementales de administración, niveles computarizados e idiomas. Lo que en este período es realmente factible y habitual para la mayoría de la población.
No existe un modelo genérico de secretaria, ni limitación para ella. Entre más conocimiento, habilidades de organización y atención al público posea, su desarrollo profesional será mucho más eficiente.
No obstante, sí se tiene alguna duda sobre el rendimiento personal de alguna área, puede dirigirse a cualquier instituto o centro de formación, especialmente si estos expiden un certificado que pueda incluirse entre los soportes de tu hoja de vida. Siempre resulta positivo recibir un curso en la materia que desee perfeccionar para mejorar sus conocimientos.
Habilidades de una Buena Secretaria
La ocupación de la secretaria debe cumplir con un perfil o serie de habilidades que permitan a la compañía contratante proyectar una imagen adecuada de sus servicios. Te mostramos un par de las características más requeridas al momento de solicitar una buena secretaria.
Puntualidad
La secretaria generalmente debe ser la primera en llegar y la última en irse, es la encargada de tener todo a tiempo para su uso. No basta con ser una buena administradora de los recursos empresariales, su eficiencia depende del tiempo agotado adecuadamente.
La puntualidad siempre será la carta de presentación de una persona, aunque esta no venga entre los certificados digitales. Sí un empresario quiere saber si su secretaria será eficiente y cumplirá con velar los intereses de la compañía, esta comenzará por respetar su tiempo, ya que al ser contratada pasará – en horario laboral – a ser de la empresa.
Agilidad
La distribución adecuada del tiempo también se deriva de la agilidad de una secretaria para estar al cuidado de los detalles y brindar una respuesta rápida a los problemas o contrariedades.
La eficiencia en una secretaria se mide en la agilidad de esta para tener una respuesta clara a las incertidumbres o tareas de su contratante, además de contar con una gama de opciones para elegir entre las posibles soluciones. En este caso, más es mejor.
Amabilidad
Es contada cómo una habilidad para las secretarias. La mayor parte del tiempo deberán lidiar con circunstancias que constantemente exigirán una respuesta de su parte: desde un cliente, los problemas diarios del jefe/a y las tareas habituales en tiempo determinado.
La amabilidad brinda confianza a los terceros lo que al ser un cargo soporte o de ayuda es un excelente aditivo a buenas bases técnicas. Los buenos modales son parte de las facetas esenciales que toda mujer debe poseer para entender cómo ser una buena secretaria. La amabilidad se convierte en una llave que abre las puertas más trabadas.
Capacidad de Digitación
No se requieren conocimientos profundos de los sistemas operativos, sino el uso total de los recursos digitales a disposición.
Desde una proyección, una presentación, un memorando, o digitalización de contratos o formularios. Saber manejar los dispositivos digitales es imprescindible para ser una buena secretaria todo su trabajo se mueve con ello.
Ser Organizada
La organización será el compromiso principal cómo secretaria por tanto el mantener orden en las tareas, proyectos, documentos y demás consideraciones, permitirá hacer el trabajo de forma más rápida con el menor riesgo de errores.
Al momento de recibir una demanda, deberá dar respuesta rápida y eso sólo es posible sí se mantiene el hábito de ser organizada. Aunque al principio tome un poco de tiempo, a largo plazo crear un sistema de organización será tú propio ayudante y sello personalizado.
Tener correcta Ortografía y Redacción
En un estimado una secretaria a lo largo de su carrera laboral elaborará al menos decenas de documentos o transcripciones para los que será muy necesario tener correcta ortografía y redacción.
Para un empresario reconocido sería un grave fallo presentar ante una junta o sociedad documentos con errores de esta índole. Siempre asegúrate de hacer varias revisiones.
La mejor forma de cultivar este hábito es mediante la continua lectura, de forma que con el tiempo la capacidad de redacción, así como la detección de errores al transcribir se haga mucho más sencilla y el tiempo de revisión sea menor.
Buena Presencia
Finalmente, uno de los puntos más necesarios a vigilar debe ser que la vestimenta – y aseo personal – vaya acorde o superior al lugar laboral.
La secretaria cómo bien lo decíamos será la primera que reciba una persona antes del jefe y quién podría estar en reuniones importantes de improviso cómo apoyo. Este rasgo no depende de las características físicas de la persona, sino de la mezcla entre orden y pulcritud que son parte de la proyección cómo persona y profesional.
Tipos de Secretarias
El mundo de los negocios es tan amplio como el del rol de secretaria, existen varios tipos de ellas y se determinan por el área de ejecución en la que podrá ejercer sus labores dependiendo de la experiencia o capacitación profesional, te enseñamos algunas de ellas.
Secretaria recepcionista
Generalmente son las que están ubicadas al inicio de un recibidor al acceder a una empresa o institución. Son las encargadas de la atención al público y la admisión de llamadas así cómo peticiones para direcciones y pases de acceso. Son las más requeridas en la profesión.
Secretaria de profesionales
Se caracterizan por ser auxiliares del área profesional, bien sea médico, administrativo, computarizado, contable, legal, veterinaria, negocios, cualquiera sea la profesión de su jefe inmediato.
Es indefinida la cantidad de ramificaciones que una secretaria de profesionales puede ejercer, mientras esta posea los conocimientos y en algunos casos la experiencia que avale tales certificaciones.
Secretaria Online
También conocidas como secretarias virtuales, se encargan a la distancia de las tareas de una institución o empresa sin ejercer presencia en ella.
En este caso son altamente eficientes y tienen un manejo superior de la tecnología debido al uso constante de correos, llamadas y video citados, requieren un alto compromiso, así como una excelente comunicación.
Secretaria de Empresa
Es un rol a cumplir 100% presencial, una secretaria de empresa debe encargarse de diferentes roles en una organización y conocer con exactitud cada procedimiento que opera internamente en ella.
Una secretaria de empresa usualmente se encuentra como apoyo al presidente o director principal de una entidad, aunque estas pueden segmentarse a cualquier grado de operaciones.
Otras secretarias
El secretariado es una función complementaria que brinda apoyo o asistencia en forma de auxiliar bien sea por área o como apoyo administrativo. Las escuelas, centros de salud, bancos, e instituciones sin fines de lucro requieren de sus funciones para aportar un valioso sistema asistencial y operativo.
La forma de adquirir un puesto laboral bajo el cargo de auxiliar depende de las habilidades y proyección personal debes estar abierta a aplicar estos detalles para formar un perfil atractivo al contratante.
Para entender cómo ser una buena secretaria y poder realizar una excelente labor durante toda tu carrera laboral, recuerda que más es mejor si se trata de obtener este trabajo, dependerá de tu compromiso además de sacarle provecho a estos consejos ¡Inténtalo!